MEJORAR LA PRODUCTIVIDAD

Mejorar la productividad y reducir costes es hoy en día una de las prioridades en todas las empresas para seguir siendo competitivos, pero esta prioridad no debería significar un recorte indiscriminado de recursos dentro de una empresa, sino enfocarlo desde una estrategia para optimizar la competitividad y la productividad, sin desmejorar la calidad de sus productos o servicios.

Generalmente, una de las acciones más frecuentes en el momento de determinar la reducción de costos es el despido de personal. No obstante, esto no siempre es una buena medida porque tiene una serie de efectos negativos: inconformidad en el clima laboral, reducción en los niveles de productividad y calidad, mayor rotación de personal, ruptura de la curva de aprendizaje y posibles gastos por contrato de nuevos empleados en caso de ser necesario.

La reducción de costos se debe abordar desde un enfoque sistémico, comprendiendo la íntima interrelación entre los diversos componentes tanto los procesos productivos, como de la estructura organizacional y contar al mismo tiempo con información contable y/o extracontable que permita evaluar los distintos niveles de desperdicios producidos. Cualquier acción que no tome debidamente en consideración los efectos sobre las demás funciones, objetivos y procesos de la organización terminará generando costos totales superiores a los que se trata de reducir. Y por otro lado, no contar con un sistema que indique correctamente los distintos costos incurridos llevará a aplicar medidas inconducentes e ineficaces.

La disminución de costos implica detectar, prevenir y eliminar el uso excesivo de recursos. Las decisiones y acciones emprendidas por los propietarios y directivos de una empresa deben tener como primer y fundamental objetivo lograr el mayor Valor Actual Neto del flujo futuro de ingresos de la organización. Ello implica la búsqueda de rendimientos sostenidos en el mediano y largo plazo en contraposición a la búsqueda de ingresos en el corto plazo. Lograr un mayor rendimiento implica incurrir en menores costos por cada unidad monetaria generada como ingreso. Un mejoramiento radical en la manera de analizar la productividad de las actividades y procesos organizacionales nos lleva a la opción de incrementos negativos en los costos totales acompañados éstos de un incremento porcentual en las ventas.

Existen varios métodos para reducir costes y mejorar la productividad, sin embargo podemos tomar en cuenta algunas consideraciones que se pueden implementar:

• Mejorar la calidad, esto genera como resultado una menor cantidad de errores, de productos defectuosos y de repetición del trabajo, acortando así el tiempo total del ciclo y reduciendo el consumo de recursos, así como el costo de operación. La calidad de los productos y servicios genera una mayor satisfacción en los clientes, y consecuentemente mayor fidelidad hacia la empresa. Esto puede traducirse en un incremento en las ventas y en una mejor imagen de la compañía, lo que a su vez contribuye a aumentar el valor marca de los productos y la capacidad de generación de ingresos futuros.

• Mejorar la productividad, esto implica generar un mayor volumen de producto con la misma cantidad de insumos, o un mismo volumen con una cantidad de insumos menor. También significa fijar objetivos de productividad, determinar estrategias y acciones concretas para su logro, y medir los resultados obtenidos. Esta práctica comprende el mejor y más pleno aprovechamiento de cada uno de los recursos, se trate de materiales, maquinarias, instalaciones, mano de obra o valores monetarios.

• El inventario suele ocupar espacio y prolongar el tiempo de espera de la producción, genera necesidades de transporte y almacenamiento y absorbe los activos financieros. Los materiales, trabajos en proceso y productos terminados que ocupan un lugar en la fábrica o en los almacenes no generan ningún valor agregado, sino que por lo contrario, se desmejora e incluso pueden volverse rápidamente obsoletos.

• Acortar las líneas de producción, en las fábricas, una línea de producción larga implica la necesidad de un número elevado de personas, mayor cantidad de trabajo en proceso, y un tiempo total del ciclo más prolongado. Un alto volumen de personas en la línea mantiene cantidad de errores, lo que genera menores niveles de calidad, siendo ésta última una cuestión primordial a la hora de reducir costos y satisfacer plenamente al consumidor.

• Maquinarias y equipos con averías dan lugar a tiempos muertos, incapacidad de cumplir con los plazos de entregas previstos, generación de defectos en los productos y altos gastos en conceptos de reparaciones, con todo lo que ello implica tanto en materia de satisfacción del cliente, como en los resultados financieros.

• Reduccir el espacio utilizado en las empresas que suelen utilizar cuatro veces el espacio que realmente necesitan. La eliminación de bandas transportadoras, el acortamiento de las líneas de producción y la incorporación de estaciones de trabajo separadas dentro de la línea principal de producción reducen el inventario y las necesidades de transporte. Todo ello genera la menor necesidad de espacio, pudiendo utilizarse los lugares sobrantes en la implantación de nuevas líneas, alquilar de ser factible su uso a terceros, o bien eliminar la necesidad de arrendar los locales.

• Reducir el tiempo total del ciclo o tiempo de espera, un tiempo de espera más corto implica un mejor uso y administración de los recursos, mayor flexibilidad en la satisfacción de las necesidades del cliente y un menor costo de operaciones.

• Armar un buen equipo de trabajo:

1. Apoya sus ideas.
2. Dales responsabilidades.
3. Fomenta su desarrollo.
4. Estimula la colaboración.

• Automatización:

1. Firmas electrónicas.
2. Copias de seguridad y restauración en la nube.

• Motivación efectiva: punto clave en la productividad  

1. Aniversarios.
2. Reconocimientos.
3. Capacitaciones.

En definitiva, mejorar la relación de rendimiento para cada relación por producto, actividad, sector, etc., implicará un análisis del desarrollo, funcionamiento, contenidos y necesidades de cada actividad, la necesidad de cambiar y modificar los paradigmas en lo atinente a la gestión de los costos y la productividades es a todas luces fundamental. Querer operar en la actualidad y en el futuro a las empresas con instrumentos y en base a teorías alejadas de lo que hoy se da en llamar la era digital sólo puede llevar al fracaso de la empresa como objetivo económico y social. Además la cualificación de los empleados debe ir de la mano de cualquier estrategia, la formación es una segura inversión en el futuro empresarial.

• Masters de Contabilidad
• Masters de Liderazgo Directivo
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