Todo lo que Necesitas Saber para Ser un Coordinador de Eventos Exitoso

Un organizador de eventos es aquel experto encargado de planificar, coordinar y llevar a cabo todas las facetas de un evento, desde su concepción hasta su culminación. Este profesional suele desempeñarse en empresas especializadas en eventos o agencias de publicidad y mercadotecnia, aunque también puede encontrar empleo en establecimientos hoteleros o restaurantes.

Por lo general, su labor implica la gestión de proveedores, el manejo del presupuesto, la coordinación del equipo de trabajo y la supervisión del desarrollo del evento. En este artículo, exploraremos en detalle las responsabilidades, habilidades requeridas, remuneración promedio y estrategias efectivas para destacar como coordinador de eventos excepcional.

El rol de un coordinador de eventos

Implica colaborar estrechamente en el desarrollo de estrategias de planificación y organización, con el fin de alcanzar los objetivos establecidos por la empresa y sus clientes. Estos eventos pueden abarcar desde ferias y exposiciones hasta convenciones comerciales y desfiles de moda, entre otros tipos de celebraciones.

Para llevar a cabo una planificación eficiente, el organizador de eventos debe tener un conocimiento profundo de los colaboradores involucrados, como proveedores y lugares de celebración, y debe ser capaz de trabajar en equipo con grupos multidisciplinarios y diversos en términos culturales, así como poseer habilidades para la resolución de conflictos.

Responsabilidades de un organizador de eventos

Es fundamental comprender las diversas tareas que llevan a cabo. La planificación de un evento implica dirigir todos los aspectos relacionados con su organización y ejecución, con el objetivo de crear un evento efectivo y adaptable. Las principales actividades de un organizador de eventos incluyen:

• Analizar las necesidades de la empresa y establecer los objetivos del evento.
• Crear presupuestos detallados para los clientes.
• Buscar y reservar ubicaciones adecuadas para el evento.
• Contratar personal adecuado para el evento.
• Colaborar con profesionales de publicidad y relaciones públicas para promocionar el evento en diversos canales de comunicación.
• Coordinar con varios proveedores, como equipos de sonido, seguridad y servicios de catering.
• Supervisar todas las operaciones y actividades antes, durante y después del evento.

Habilidades de un organizador de eventos

Una vez que se ha profundizado en el conocimiento de lo que implica ser un organizador de eventos, es crucial reconocer que, además de poseer conocimientos prácticos, es fundamental contar con habilidades específicas que faciliten una ejecución eficaz. A continuación, destacaremos algunas de las habilidades necesarias para tener éxito en esta profesión:

• Liderazgo

El liderazgo es esencial en este campo laboral. Los organizadores de eventos deben manejar múltiples tareas simultáneamente, dirigiendo al personal y proporcionando orientación a los proveedores para garantizar el flujo sin contratiempos del evento.

• Atención al detalle

La capacidad para prestar atención a los detalles es invaluable, ya que los organizadores son responsables de supervisar todas las actividades y asegurarse de que se desarrollen según lo planificado, manteniendo el control sobre cualquier imprevisto que pueda surgir.

• Organización

La organización juega un papel fundamental en la planificación de eventos, asegurando que todas las actividades se lleven a cabo puntualmente. La gestión efectiva del tiempo es esencial para abordar las múltiples demandas del evento de manera eficiente.

• Habilidades interpersonales

Dado que los organizadores de eventos interactúan con una variedad de personas y empresas, desde proveedores hasta personal contratado, es crucial que posean habilidades interpersonales sólidas para establecer relaciones efectivas y trabajar de manera colaborativa.

• Habilidades de negociación

La capacidad de comunicarse efectivamente con colaboradores y clientes es fundamental para negociar acuerdos y obtener los mejores servicios y ofertas para el evento. Esto también se aplica a la contratación del personal adecuado, que constituye un pilar fundamental del éxito del evento.

Cómo ser un organizador de eventos

Si estás interesado en seguir una carrera como organizador de eventos, aquí te ofrecemos algunos consejos sobre cómo lograrlo:

• Obtén una licenciatura: Considera obtener una licenciatura en gestión de eventos o un campo relacionado para adquirir los conocimientos y habilidades necesarios para ingresar al campo laboral. Muchos empleadores prefieren contratar a individuos con formación universitaria en esta área.
• Considera realizar prácticas: Las prácticas te brindan la oportunidad de aprender sobre las responsabilidades de la profesión y adquirir experiencia laboral relevante. Además, te permiten establecer contactos profesionales que pueden ser beneficiosos para tu carrera futura.
• Acumula experiencia laboral: Busca oportunidades de empleo en la industria hotelera para adquirir experiencia valiosa que demuestre tu competencia a futuros empleadores.
• Obtén una certificación: Considera obtener una certificación en gestión de eventos, ya que algunos empleadores valoran a los profesionales certificados sobre aquellos que no lo están.
• Piensa en cursar una maestría: Una maestría, ya sea en administración de empresas u otro campo relacionado, puede proporcionarte una ventaja competitiva y habilidades adicionales en áreas como finanzas, marketing y gestión empresarial.
• Mejora tus habilidades: Mantente actualizado sobre las tendencias y desarrollos en la industria de eventos y participa en cursos y talleres de desarrollo profesional para mejorar tus habilidades y ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

Cursos de organización de eventos universitarios

Si te estás especializando en áreas como hostelería o turismo, contar con un Diploma de instituciones de renombre que incluya un curso de organización de eventos puede facilitarte la obtención de empleo o el progreso en tu trayectoria profesional. En un entorno saturado de comunicación y publicidad, los medios de comunicación no otorgan espacio a cualquier empresa. Los eventos que estén bien planificados y aborden temas de interés y actualidad tendrán más posibilidades de destacar.

Esta oportunidad puede lograrse a través de la obtención de un título en organización de eventos que otorgue créditos universitarios, el cual puede complementar tu formación en áreas como empresariales, turismo, recursos humanos, marketing, entre otros. Varias universidades internacionales y escuelas de negocios ofrecen programas con doble titulación en nuestra selección de cursos de organización de eventos.

En la lista de Cursos y Postgrados, se incluyen programas avanzados de gestión y planificación de eventos, así como cursos que combinan el estudio de agencias de viajes con la gestión de eventos. Algunos de estos cursos se centran principalmente en la producción de eventos, otros en la comunicación y relaciones públicas, mientras que algunos cubren todo el proceso de organización.