En las empresas El área de compras típicamente se encuentra entre las últimas en ser delegadas, sin embargo existen algunas pautas para mejorar el proceso y realizarlo de una manera más productiva.
Podemos tomar como ejemplo a las Pymes, las cuales mucha de las veces el comprador tiene un comportamiento más parecido al de un consumidor que al de un comprador institucional, lo que trae como consecuencia una merma importante en la productividad y en la competitividad.
Entre las herramienta para comprar de mejor manera podemos observar:
1.Diversificar: es buena práctica ampliar la cantidad de proveedores a un mínimo de 3 por cada producto o servicio relevante para nuestro negocio, manteniendo la relación comercial (aunque sea mínima) con todos ellos. Si concentramos todas las compras en un solo proveedor, nos encontraremos en una posición muy desfavorable a la hora de negociar.
2.Hacer competir a los proveedores: es recomendable implementar un sistema de “concurso de precios”, comparando al menos dos ofertas similares antes de cerrar una operación.
3.Dejar de lado las apreciaciones personales: es importante concentrarse en lo que le conviene a la empresa, independientemente de cuestiones afectivas respecto del vendedor o del proveedor. Debemos tomarnos el tiempo necesario para que las emociones se dispersen y podamos juzgar si la compra es realmente lo mejor para nuestro negocio.
4.Exigir siempre una nota de pedido: allí deben constar todas las condiciones acordadas (artículo, características, precio, forma y plazo de pago, tiempo de entrega, datos del vendedor y del comprador, fecha y observaciones si fuera necesario).
5.Registrar adecuadamente a los proveedores: confeccionar una ficha por cada proveedor que contenga datos básicos como nombre de la empresa, CIF/NIF, teléfonos, fax, email, nombre y teléfono del vendedor y un espacio para las condiciones habituales que se utilizan con ese proveedor.
6.Mantener registros de todas las operaciones: para poder cotizar rápida y fácilmente, es deseable tener notas de pedidos, listas de precios y datos del proveedor.
7.Controlar las entregas: verificar que lo ingresado coincida con lo pactado a través de un control físico (conteo de los productos, comprobación de la calidad, que las cantidades coincidan con lo facturado) y administrativo (de las facturas con la nota de pedido y las listas de precios).
8.Controlar el stock: es importante contar con información actualizada de las existencias. Se deben asignar cantidades mínimas y máximas para cada artículo. Cuando el stock de un producto baja del mínimo asignado, se corre el riesgo de faltantes. Cuando se excede el máximo, por el contrario, pueden sufrirse pérdidas por improductividad.
9.Analizar permanentemente el mercado proveedor: debemos estar abiertos a la posibilidad de nuevos proveedores que reemplacen a los anteriores.
10.Equilibrio en la relación: es necesario mantener un equilibrio en la relación con el vendedor y con proveedor, a partir de cierta distancia y a la vez mucha amabilidad y cordialidad en un marco de respeto absoluto de ambas partes.