Todo sobre los profesionales de Office Manager

Funciones:

El mundo empresarial se encuentra en constante evolución, y en los últimos años han comenzado a surgir puestos que antaño no existían, o perfiles que aglutinan tareas más amplias y modernizadas que otros empleos que ya conocíamos. Este es el caso del Office Manager, un perfil parecido a lo que antes conocíamos como auxiliar administrativo, que engloba tareas de recepción y gestión y que se ha conformado como un puesto esencial en muchas empresas. Este trabajo es mucho más proactivo que el de un administrativo al uso, y el profesional que lo desempeñe tiene que sentirse cómodo con la toma de decisiones, la responsabilidad y la gestión. Esta posición es, en definitiva, una de confianza y consideración, cuyas tareas aseguran el buen funcionamiento de una oficina. 

Las labores del Office Manager se han adaptado a los nuevos modelos de negocio. La figura de recepcionista, con su mostrador aparte, está comenzando a desparecer de muchas empresas. Así, el Office Manager se perfila como una figura muy polivalente, multidisciplinar, que no solo atiende llamadas, sino que gestiona todo aquello que tiene que ver con la empresa y sus empleados. Esta mezcla entre auxiliar administrativo y recepcionista se puede encontrar tanto en pymes como en empresas más grandes, y podemos hacer un resumen de sus tareas principales: 

• Llamadas telefónicas: el teléfono es el mejor arma de un Office Manager. Tanto si hay que llamar como si hay que responder, este profesional ha de ocuparse de ello con la máxima profesionalidad, y derivar la consulta al departamento o profesional que corresponda. Será el encargado de ponerse en contacto con clientes, proveedores, bancos...

• Gestión de viajes: este profesional es el encargado de la organización y gestión de los viajes de la empresa o de los empleados. Reservará billetes, se pondrá en contacto con hoteles o restaurantes, organizará el itinerario...

• Recepción de visitas: si algún cliente, entrevistado o mensajero va a la oficina, el Office Manager será el encargado de recibirlo.

• Control de materiales: comida, bebida, material de oficina, equipos... El Office Manager tiene que asegurarse de que nunca falta de nada, organizando la compra pedidos y recibiéndolos para reponer todo aquello que se necesite. 

• Agenda: el Office Manager será el responsable de organizar la agenda del CEO de la empresa o de fechar reuniones o encuentros. Avisará por e-mail a los empleados, monitorizando que todo el mundo esté bien enterado de sus quehaceres. 

• Tramitación de pagos y control de gastos: el Office Manager tendrá que encargarse de tramitar pagos a clientes o proveedores, y normalmente también estará a cargo de la gestión y envío de nóminas a sus empleados. Junto al CEO, también monitorizará el presupuesto anual de la empresa. 

• Gestiones de los empleados: bajas, días libres, vacaciones, horarios... Este trabajador puede encargarse de organizar y aprobar este tipo de gestiones.

Como ves, el Office Manager es todo un salvavidas. Sin su labor, una oficina no podría funcionar correctamente. Normalmente estos profesionales utilizan herramientas informáticas que contribuyen con la organización de todas sus labores, y que resultan muy útiles para el desempeño de su trabajo diario: Factorial, Trello...

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Requisitos y Estudios Necesarios:

¿Cómo ser Office Manager?

El grado de responsabilidad que ha ido adquiriendo el perfil de Office Manager se traduce en que las empresas buscan profesionales cualificados para el desempeño de este puesto. Hay ciertas exigencias básicas que toda compañía requerirá a la hora de contratar a un Office Manager que gestione todo lo que tiene que ver con la oficina:

• Estudios reglados como las FP de grado superior Técnico Superior en Administración y Finanzas, o Técnico Superior en Asistencia a la Dirección.

• Idiomas: contar con por lo menos inglés a nivel de negocios es muy importante para muchas empresas que buscan un Office Manager. Este profesional tendrá que estar en contacto con proveedores, clientes o empresas extranjeras, por lo que deberá manejarse a la perfección en esta lengua. Idealmente, un Office Manager hablará más de un idioma extranjero, aunque este requisito dependerá de cada compañía. 

• Cursos complementarios en ofimática: un requisito que suele ser crucial para la elección de un Office Manager es que maneje profesionalmente hojas de cálculo, procesadores de textos, bases de datos... Que el candidato cuente con formaciones específicas en el uso de programas informáticos sin duda será un enorme añadido.

Pero hay algo más que el perfecto Office Manager debería reunir, al margen de su formación: 

- Excelentes dotes comunicativas

- Una envidiable capacidad de organización

- Tener habilidad para la resolución de problemas

- Un carácter amable, servicial

- Ser proactivo y responsable

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Datos y Estadísticas:

Si hacemos la prueba de introducir las palabras clave "Office Manager" en los principales buscadores de empleo de nuestro país, nos daremos cuenta de la cantidad de ofertas de trabajo que existen para este puesto. 

Los modelos empresariales han cambiado, ya no son tan rígidos como antes, y han surgido multitud de perfiles profesionales como respuesta a estos cambios, adaptando modelos de trabajo que ya se han quedado obsoletos. El caso del Office Manager es un perfecto ejemplo de esto: este profesional es un perfil híbrido entre recepcionista y administrativo, pero que ha adquirido un grado de responsabilidad muy notable, y al que se le requiere que sea proactivo, eficaz, que esté formado y que maneje todo tipo de programas informáticos para la gestión de sus tareas. 

La especialización del mundo empresarial también responde a unos demandantes de empleo que están cada vez más y mejor cualificados. Las empresas quieren que la gestión de todo su funcionamiento esté en las mejores manos, por lo que la formación será tu mejor baza a la hora de postularte para un puesto como Office Manager. Si estudias formaciones relativas a la administración y las finanzas, esta salida profesional puede ser óptima para ti.